Protocolo Básico Familias

  • 29 noviembre, 2016

Objetivo del Documento

Establecer los protocolos básicos de actuación para todas las Familias de Trabajo que componen la Liga Cooperativa de Baloncesto para de esta manera encontrarnos en una línea común de actuación y optimizar el trabajo realizado por cada una de ellas

Reuniones y Actas de Reunión

Las familias deberán realizar reuniones presenciales en función de la demanda de trabajo existente. Si bien no existe una frecuencia “obligatoria”, desde aquí se sugiere que no se deje pasar más de 1 mes y medio entre reunión y reunión. Si bien muchas veces la carga de tareas no es excesiva, si vemos importante mantener un contacto entre todos los miembros de la Familia orientado a un mejor ambiente dentro de la Familia.

Cada una de las reuniones arrojará como resultado un Acta de Reunión en la cual se verán reflejadas las actividades de la Familia, la participación de los componentes y el seguimiento de las acciones pendientes.

Completar el Acta

Para realizar el acta de la Reunión, disponemos de una plantilla Acta Reunion Familias en el Drive. Esta es una plantilla de sólo lectura, para su utilización, es necesario realizar una copia de la misma (Abrir la plantilla, ir a Archivo →Crear una Copia…. y Guardarla dentro de la carpeta de la Familia)

Una vez la plantilla está lista para usar, veremos diferentes secciones:

Encabezado: Indicar el nombre de la Familia, La fecha de la reunión, Hora de inicio y finalización, y los responsables de Tomar Acta, Moderar la Reunión y Gestionar el turno de Palabra. (toda esta información les servirá para ir rotando en los roles en las diferentes reuniones)

Orden del Día: Aquí se enumeran los temas que serán tratados en la Reunión y el orden en que los mismos se tratarán. Es muy importante realizar una reunión conociendo previamente los temas que se plantean.

Votaciones: Lo más normal es que a medida que se van tratando los temas, vayan surgiendo posibles soluciones y/o propuestas, esta sección es para que las mismas se enumeren y se indique si han sido aprobadas/rechazadas/aplazadas, etc…

En todas las reuniones de la Liga Cooperativa de Baloncesto las propuestas son consensuadas. La idea es que la votación sea el último paso frente a la imposibilidad de consensuar una propuesta que satisfaga a todas las personas. No obstante, es importante dejar reflejada la decisión final sobre si la propuesta es finalmente aceptada/rechazada/pospuesta, etc…

Tareas/Trabajo/Seguimiento: Esta sección la utilizamos para realizar el seguimiento de las actividades de la Familia. Te recomendamos que vayas copiando todas las acciones (al menos las que no están completadas) de un acta a la siguiente, así no quedan acciones sin seguimiento.

Miembros de la Familia: Aquí se enumeran TODOS los miembros que pertenecen a la Familia y se indica su asistencia o no a la reunión. Muy importante para cuando se tenga que realizar una evaluación de la participación de los componentes de cada Familia.

Objetivos de la Familia

Cada Familia deberá declarar cuales son sus objetivos principales para la temporada venidera. El mejor momento para realizar esto es en la primer reunión, y así incluir estos objetivos en el Acta de Reunión.

Representante de la Familia.

Cada Familia debe seleccionar a una de sus personas integrantes como “Delegada”, “Representante”, etc… y comunicarlo a la Familia de Gestión. Esta asignación puede (y lo recomendamos) ser temporal e ir cambiando a lo largo del año.

Evaluación
Cada 3 meses o antes de una Asamblea General, es necesario realizar una evaluación interna del funcionamiento de la Familia.
Esta evaluación se basará en 3 pilares:

  • Funcionamiento de la Familia: Detección de conflictos, cambios necesarios orientados a la mejora del funcionamiento, canales de comunicación, interacción con otras Familias, etc…
  • Objetivos: Seguimiento de los objetivos anuales planteados, adaptación de los mismos, creación de nuevos.
  • Participación/Compromiso: Comportamiento de los integrantes de la familia respecto a la participación y cooperación en las actividades emprendidas por la Familia.

Boletín Mensual/Biestral
Con una periodicidad Mensual/Bimestral, es necesario crear un documento que contenga un resumen de las actividades realizadas por la Familia en el período así como las tareas próximas planificadas.

Este documento, que puede realizarse teniendo como base el documento inicial de objetivos más las diferentes Actas de Reunión realizadas, será enviado a la Familia Gestión que creará un documento único de Todas las Familias para darle visibilidad a las acciones realizadas por la Liga Cooperativa de Baloncesto.

Creemos que esto es muy importante para dar a conocer la gran cantidad de actividades que se realizan para mantener viva a la Liga y para que las personas que participamos de ella seamos conscientes de ello.

También lo vemos como una puerta para aumentar la participación activa de los integrantes de la Liga en las Familias.

Reuniones Abiertas
Si bien creemos que una vez conformada la Familia, sus participantes son los primeros responsables en la toma de decisiones, ejecución de tareas, etc… también creemos que muchas veces y para determinados temas “importantes” es muy interesante plantear reuniones “Abiertas” de una Familia para que todas las personas que estemos interesadas en los temas a tratar podamos participar. Esto sería la expresión más clara de lo Abierta y Plural que es la auto gestión de la Liga. En caso de querer realizar Reuniones Abiertas, comunicarlo a la Familia de Redes, para darle difusión.

Memoria / Manual
Cuando en una Familia se realiza un trabajo, una acción, un proyecto… ésto genera conocimiento. No queremos perder ese conocimiento adquirido, por lo que se solicita que cada vez que aprendemos algo, hagamos un pequeño documento de “Cómo se hizo”.

Esto nos va a servir a todos, a los que ya estamos y a los que vendrán. Evitará que caigamos en los mismos errores y nos ahorrará tiempo y esfuerzo.

Este documento generado deberá ser debidamente identificado y almacenado en el Drive de cada familia.

Documento Genérico de Propuestas

Se recomienda enfáticamente a las familias, estar atentas (y participar activamente) en el documento Genérico de Propuestas Comunes el cual se encuentra en el Drive de Familias en el siguiente link

En este documento se van volcando las propuestas surgidas desde la Liga Cooperativa como un TODO, se votan proyectos y se indica la voluntad de participación de cada Familia.

Puedes encontrar el Documento en el siguiente link –> Documento en Google Drive